Digitalisierung: Wie wir die Qualität unserer E-Rechnungen weiter verbessern

Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist ein wesentlicher Baustein für effiziente Abläufe und eine schnellere Bearbeitung im Tagesgeschäft. Seit über einem Jahr empfängt und verarbeitet CarGarantie mittlerweile elektronische Rechnungen, und in dieser Zeit hat sich bereits viel verbessert.

Dennoch gibt es in der Praxis immer noch Potenzial für Optimierungen: Viele der eingehenden E‑Rechnungen entsprechen noch nicht vollständig den Anforderungen, die für eine automatisierte Weiterverarbeitung notwendig wären. Das führt dazu, dass zahlreiche Vorgänge nach wie vor manuell geprüft werden müssen. An dieser Stelle finden Sie einige häufige Problemlösungen, Best Practices und Tipps, den immer noch neuen Prozess künftig noch reibungsloser zu gestalten.

Häufige Probleme und Fehler

Unsere Qualitätsanalysen der vergangenen Monate zeigen drei besonders häufig auftretende Probleme:

• Übermittlung von Fahrzeug-, Kunden- und Vertragsdaten:
  Leider fehlen die Fahrzeug-, Kunden- und Vertragsdaten oft an der passenden Stelle oder sie werden nur im PDF platziert, was zu Rückfragen und manuellen Nacharbeiten führt. Diese für die Bearbeitung entscheidenden Informationen müssen in der ZUGFeRD-XML im Feld BT-22 „Included Notes“ übermittelt werden.
• UnitCodes (Maßeinheiten):
  In nicht wenigen Rechnungen fehlen korrekte oder standardkonforme UnitCodes. Das erschwert die eindeutige Zuordnung von Lohn- und Materialpositionen und verhindert eine zuverlässige automatische Verarbeitung.
• Rabattdarstellungen:
  Materialrabatte werden häufig uneinheitlich, in freiem Text oder durch reduzierte Mengenangaben übermittelt. Ohne strukturierte, maschinenlesbare Angaben lassen sich diese nicht automatisiert interpretieren.

Hilfreiche technische Informationen und Downloads von Beispiel-Rechnungen finden Sie auf unserer Website CarGarantie: Informationen zu elektronischen Rechnungen. Denn generell gilt: All diese Punkte sind technisch lösbar – und einige unserer Partner zeigen bereits, wie gut es funktionieren kann.

Vorbilder für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit

Zwei Partner, die wir in diesem Zusammenhang besonders positiv hervorheben möchten, sind das Autohaus Lindner aus Illertissen und das Autohaus Huber aus Wasserburg. Gemeinsam mit ihren Software‑Providern ist es ihnen gelungen, saubere ZUGFeRD-E-Rechnungen in einer Qualität zu übermitteln, die unsere Anforderungen zu 100 % erfüllt. Die klaren UnitCodes, korrekt ausgewiesenen Rabatte und vollständig strukturierten Zusatzinformationen führen zu reibungslosen digitalen Prozessen und zeigen, dass die Umsetzung nicht nur möglich, sondern auch praktikabel ist, wenn Händler und Softwarehersteller eng zusammenarbeiten.

Guter Austausch mit dem Softwareprovider Datentechnik Zänker

Mit freundlicher Genehmigung von unserem Partner Autohaus Meyer aus Wallenhorst und dessen Softwareprovider Datentechnik Zänker hat CarGarantie gemeinsam Herausforderungen analysiert, Lösungen skizziert und technisch sauber umgesetzt. Datentechnik Zänker hat sich dabei als engagierter, kompetenter und verlässlicher Partner erwiesen und maßgeblich dazu beigetragen, dass uns inzwischen perfekte E‑Rechnungen erreichen, die reibungslos durch unsere Systeme laufen. Dadurch gewährleisten wir eine schnelle, unkomplizierte Schadenabwicklung ohne Rückfragen.

Unser Ziel: schnellere Bearbeitung, weniger Fehlerquellen, reibungslose Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit den erwähnten Partnern sind nur einige positive Beispiele - aber es sind Beispiele, an denen man sich orientieren kann. Jede Verbesserung bringt uns dem Ziel näher, Rechnungen vollständig digital und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeiten zu können. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und macht die Zusammenarbeit für alle Seiten effizienter.

Hilfestellungen für die gängigsten Fragen finden Sie auch in den Kurz-Tutorials auf unserem YouTube-Kanal: E Rechnungen verstehen und korrekt erstellen - YouTube

Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns einfach an - wir helfen Ihnen gerne.