Seit über einem halben Jahr sammelt nicht nur der Kfz-Handel erste Erfahrungen mit dem Empfang von E-Rechnungen, meist im hybriden ZUGFeRD-Format. Auch CarGarantie hat sich frühzeitig mit der Thematik beschäftigt und ist in der Lage, die gängigen Formate zuverlässig zu empfangen und zu verarbeiten.
Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – vorausgesetzt, die Daten sind vollständig und korrekt strukturiert. Noch ist die digitale Rechnungswelt dabei nicht perfekt. Dennoch sind bereits Verbesserungen spürbar. Damit der Datenaustausch künftig noch reibungsloser funktioniert, finden Sie hier eine Übersicht über die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Hinweise zur weiteren Unterstützung.
1. Einheitliche Positionsreihenfolge
Achten Sie darauf, dass die Reihenfolge der Positionen in der PDF-Ansicht und der XML-Datei identisch ist. Das erleichtert den manuellen Abgleich, falls Daten fehlen oder Unklarheiten bestehen.
2. Vollständige Fahrzeug- und Vertragsdaten
Bitte übermitteln Sie Fahrzeug- und Vertragsinformationen nicht nur im PDF-Bild, sondern auch in der XML-Datei – idealerweise in den sogenannten „IncludedNotes“. Fehlen diese Angaben, kann die Rechnung keinem Vorgang zugeordnet werden und muss manuell nachbearbeitet werden.
3. Rabatte korrekt ausweisen
Materialrabatte und Abschläge sollten ebenfalls im XML-Teil der Rechnung enthalten sein. Andernfalls kann es zu Fehlauslesungen kommen, bei denen Rabatte doppelt abgezogen werden. Das führt zu längeren Durchlaufzeiten und verzögert die Schadenauszahlung unnötig.
4. Stimmige Summen
Es klingt banal, passiert aber dennoch: Die Summe der Einzelpositionen sollte mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen – sowohl im PDF als auch in der XML-Datei. Abweichungen führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
Unterstützung für Einsteiger und Softwareanbieter
Wer sich im Bereich E-Rechnung noch unsicher fühlt, dem bietet CarGarantie praxisnahe Unterstützung wie die Video-Tutorials auf dem CarGarantie-YouTube-Kanal. Auf einer eigens eingerichteten Informationsseite finden Sie außerdem:
- Technische Erklärungen und Beispielrechnungen
- Hinweise zur Abbildung komplexer Rechnungsdetails wie der Altteilsteuer
- Vier kompakte Video-Tutorials speziell für Software-Hersteller
Leiten Sie diese Informationen gern auch an Ihren Software-Anbieter weiter – für einen reibungslosen Ablauf und weniger Rückfragen.
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