Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie in België verplicht voor alle B2B-transacties (op enkele uitzonderingen na, zie hieronder).
Daarmee volgt België de Europese trend naar digitalisering van bedrijfsprocessen en kiest het voor het in heel Europa gevestigde Peppol-netwerk als technische standaard. Voor de automotive houdt dat in dat dit het juiste moment is om zich voor te bereiden, zowel technisch als organisatorisch.
Wat verandert er concreet?
Vanaf 1 januari 2026 mogen facturen tussen Belgische bedrijven niet meer als pdf of papieren document worden verzonden. In plaats daarvan moeten ze worden opgesteld in het Peppol BIS 3.0-formaat en via het Peppol-netwerk worden verzonden. Dat formaat voldoet aan de Europese norm EN 16931 en maakt interoperabiliteit en een geautomatiseerde verwerking in de boekhouding mogelijk.
Voor wie geldt het en voor wie niet?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige bedrijven die in België zijn gevestigd. Buitenlandse bedrijven die alleen voor btw-doeleinden in België zijn geregistreerd, zijn van de verplichting vrijgesteld, evenals bedrijven die uitsluitend belastingvrije omzet genereren.
CarGarantie is als verzekeraar niet volledig onderworpen aan de verplichting om Peppol te gebruiken. Dat betekent dat garages CarGarantie ook in de toekomst facturen in pdf-formaat kunnen blijven sturen, op voorwaarde dat ze niet onderworpen zijn aan btw. Toch is het raadzaam om ook in de samenwerking met CarGarantie over te stappen op gestructureerde facturen, vooral als andere zakenpartners al gebruikmaken van Peppol.
Belangrijk voor garages: registratie met btw-nummer in het Peppol-netwerk
Om elektronische factuuruitwisseling mogelijk te maken, moeten bedrijven geregistreerd zijn in het Peppol-netwerk met hun geldige btw-nummer. De registratie gebeurt via een door Peppol erkende dienstverlener, een zogenaamd toegangspunt, die toegang tot het netwerk mogelijk maakt. Meestal zorgt uw softwareleverancier voor die toegang.
Wie op 1 januari 2026 nog niet geregistreerd is, kan hinder ondervinden bij betalingen. Btw-facturen die niet via Peppol worden verzonden, zijn immers vanaf die datum niet meer rechtsgeldig.
Technische vereisten
Voertuiggegevens correct verzenden in XML-formaat
Een belangrijk aandachtspunt voor iedereen die facturen via Peppol naar CarGarantie wil sturen: de voertuiggegevens moeten in het XML-document in het veld ‘note’ worden opgeslagen. Alleen zo kan CarGarantie de factuur eenduidig aan een voertuig en een transactie toewijzen.
Het veld ‘note' is een vrij tekstveld binnen de gestructureerde factuur dat wordt gebruikt voor aanvullende informatie. Daar moeten het chassisnummer, de kilometerstand, de datum eerste toelating en het CG-contractnummer worden vermeld. Die gegevens zijn essentieel voor de interne verwerking bij CarGarantie.
Duidelijke scheiding tussen loon- en materiaalposities
Het Peppol BIS 3.0-formaat biedt een lijst met gestandaardiseerde codes voor meeteenheden, zogenaamde UnitCodes.
In het XML-bestand van uw factuur geeft de UnitCode ‘LH’ (labour hour) of ‘HUR’ (hour) een loonpositie aan. Een materiaalpositie moet de UnitCode ‘C62’ of ‘H87’ voor ‘onderdeel’ bevatten om als zodanig herkenbaar te zijn. Gelieve die informatie door te geven aan uw softwareleverancier.
Wat moeten garages nu doen?
- Peppol-gereedheid controleren: is uw boekhoudsoftware compatibel met Peppol? Zo niet, neem dan contact op met uw leverancier of IT-dienstverlener en vermeld daarbij de bovenstaande vereisten van CarGarantie.
- Btw-nummer registreren: meld u aan bij een door Peppol erkend toegangspunt en laat uw btw-nummer registreren.
- Test de overdracht van voertuiggegevens: zorg ervoor dat uw software de voertuiggegevens correct weergeeft in het veld ‘note’ van het XML-bestand. U vindt daarover ook nuttige tips op onze website.
- Plan trainingen: maak uw team vertrouwd met de nieuwe processen.
Conclusie: wie nu in actie komt, kan zich rustig voorbereiden op de nabije toekomst
De invoering van de verplichting tot elektronische facturatie in België is een belangrijke stap in de richting van digitalisering en efficiëntie. Voor de automotive betekent dat weliswaar een omschakeling, maar ook een kans: geautomatiseerde processen, snellere betalingen en minder fouten zijn slechts enkele van de voordelen.
CarGarantie begeleidt u op die weg met flexibiliteit, duidelijke vereisten en de mogelijkheid om ook in de toekomst pdf-facturen te accepteren. Maak gebruik van de resterende tijd tot januari 2026 om uw systemen klaar te maken. Zo behoudt u niet alleen uw koopkracht, maar verzekert u zich ook van een voorsprong in de digitale concurrentiestrijd.
Open beeld in overlay