À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée deviendra obligatoire en Belgique pour toutes les transactions B2B (à quelques exceptions près, voir ci-dessous). La Belgique suit ainsi la tendance européenne à la numérisation des processus commerciaux et mise sur le réseau Peppol, établi à l'échelle européenne, comme norme technique. Pour le commerce, cela signifie que le moment est venu de se préparer, non seulement sur le plan technique, mais aussi sur le plan organisationnel.
Quels sont les changements concrets ?
À partir du 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges ne pourront plus être transmises au format PDF ou papier. Elles devront être créées au format Peppol BIS 3.0 et envoyées via Peppol. Ce format est conforme à la norme européenne EN 16931 et permet un traitement automatisé des factures et une interopérabilité des systèmes comptables.
Qui est concerné et qui ne l'est pas ?
Cette obligation s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA et dont le siège social est situé en Belgique. Les entreprises étrangères qui sont uniquement enregistrées en Belgique à des fins de TVA sont exemptées de cette obligation, tout comme les entreprises qui réalisent exclusivement des opérations exonérées d'impôt.
En tant qu'assureur, CarGarantie n'est pas entièrement soumise à l'obligation d'utiliser Peppol. Cela signifie que les concessionnaires peuvent continuer à envoyer leurs factures à CarGarantie au format PDF, à condition qu'elles ne soient pas soumises à la TVA. Il est toutefois recommandé de passer à des factures structurées dans le cadre de la collaboration avec CarGarantie, en particulier si d'autres partenaires commerciaux utilisent déjà Peppol.
Important pour les concessionnaires automobiles : enregistrement avec un numéro d'identification TVA dans le réseau Peppol
Pour que l'échange électronique de factures fonctionne, les entreprises doivent être enregistrées dans le réseau Peppol avec leur numéro de TVA valide. Cet enregistrement s'effectue via un point d'accès, c'est-à-dire un prestataire de services certifié qui permet l'accès au réseau. En règle générale, votre fournisseur de logiciels se charge de cet accès.
Si vous n'êtes pas enregistré avant le 1er janvier 2026, vous risquez des interruptions dans vos opérations de paiement. En effet, à partir de cette date, les factures soumises à la TVA qui ne sont pas transmises via Peppol ne seront plus considérées comme valides.
Exigences techniques
Transmettre correctement les données du véhicule au format XML
Remarque particulière pour tous ceux qui souhaitent envoyer des factures à CarGarantie via Peppol : les données du véhicule doivent être enregistrées dans le champ « note » du document XML. C'est le seul moyen pour CarGarantie d'attribuer clairement la facture à un véhicule et à une opération.
Le champ « note » est un champ de texte libre dans la facture structurée, qui est utilisé pour des informations supplémentaires. Le numéro de châssis, le kilométrage, la date de première immatriculation et le numéro de contrat CG doivent y être indiqués. Ces informations sont essentielles pour le traitement interne chez CarGarantie.
Séparation claire entre les postes salariaux et les postes de matériel
Le format Peppol BIS 3.0 propose une liste de codes standardisés pour les unités de mesure, appelés UnitCodes.
Dans le fichier XML de votre facture, le code « LH » (labour hour) ou « HUR » (hour) désigne un poste salarial. Un poste de matériel doit contenir le code « C62 » ou « H87 » pour « pièce » afin d'être identifiable en tant que tel. Veuillez transmettre cette information à votre fournisseur de logiciels.
Que doivent faire les concessionnaires à présent ?
- Vérifier la compatibilité Peppol : votre logiciel de comptabilité est-il compatible Peppol ? Si ce n'est pas le cas, contactez votre fournisseur ou votre prestataire informatique et indiquez-lui les exigences de CarGarantie mentionnées ci-dessus.
- Enregistrer votre numéro de TVA : inscrivez-vous auprès d'un point d'accès Peppol certifié et faites enregistrer votre numéro de TVA.
- Testez la transmission des données du véhicule : assurez-vous que votre logiciel affiche correctement les données du véhicule dans le champ « note » du fichier XML. Vous trouverez également des conseils utiles à ce sujet sur notre site web.
- Planifiez des formations : familiarisez votre équipe avec les nouveaux processus.
Conclusion : en agissant maintenant, vous abordez l’avenir en toute tranquillité
L'introduction de l'obligation de facturation électronique en Belgique est une étape importante vers la numérisation et l'efficacité. Pour le commerce, cela signifie certes un changement, mais aussi une opportunité : des processus automatisés, des paiements plus rapides et moins d'erreurs ne sont que quelques-uns des avantages.
CarGarantie vous accompagne dans cette démarche, avec flexibilité, des exigences claires et la possibilité de continuer à accepter les factures au format PDF. Profitez du temps qui vous reste jusqu'en janvier 2026 pour mettre vos systèmes à niveau. Vous restez ainsi financièrement solide et vous prenez une avance dans le monde numérique.
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